Offertegesprek

Inleiding

De voorbereiding, het eerste gesprek en eventuele vervolgacties hebben geleid tot een offerte.
Nu komt de laatste stap in het acquisitiegesprek. Het offertegesprek en het verwerven van de
opdracht. Of niet.

Hoe doe ik dat?
Het uitbrengen van een offerte betekent dat er serieus perspectief is op het verkrijgen van een
opdracht. Vanuit deze doelstelling start u dan ook het offertegesprek. Als alle punten naar
tevredenheid aan bod zijn geweest, kan het zijn dat u de deur uitloopt met een opdracht op
zak of u wordt gevraagd een aantal onderdelen nader uit te werken. Ook kan het zijn dat het
definitieve besluit elders in de organisatie ligt, of afhankelijk is van de beoordeling van andere
offertes. In elk geval maakt u een afspraak wanneer er weer contact is, en houdt u waar mogelijk
het initiatief aan uw kant.

We gaan even nader in op de situatie dat uw aanbod in principe is geaccepteerd, onder voorbehoud
van de prijs. Bijvoorbeeld onder invloed van andere offertes, de eigen indruk van de
klant over de omvang van het traject, of onvoldoende budget.

Als acquisiteur wilt u dan uitvinden wat precies de redenen zijn en op welk deel van uw aanbod
deze betrekking hebben. Hoeveel te duur, of welk onderdeel te omvangrijk? In een enkel geval
kan ‘te laag met de prijs’ tot vragen leiden, omdat dit twijfel oproept over de kwaliteit van uw
werkzaamheden.

Zomaar een lagere prijs noemen, dus korting geven, voor dezelfde diensten is geen goed idee.
Dat wekt op zijn minst de indruk dat er in eerste instantie ‘op goed geluk’ een bedrag is genoemd.
Of dat u er een slaatje uit wilt slaan. Een beter alternatief is om voor te stellen om bepaalde activiteiten
niet of minder intensief uit te voeren.


In de praktijk zit er vaak ingebouwde onderhandelingsruimte in de offerte. Bijvoorbeeld door
een aantal activiteiten ruimer te begroten of door extra activiteiten op te nemen die wel belangrijk
maar niet noodzakelijk zijn. U kunt dan in het spel van onderhandelen met iets meer gemak
‘iets weggeven’, zonder consequenties voor het aanbod zelf. Ook kunt u natuurlijk kwantum-
of volumekortingen geven, met als redenering dat u minder of niet meer hoeft te investeren in
acquisitie, waardoor de prijs omlaag kan. Overigens mag het praten over kortingen nooit betekenen
dat de prijs uw enige onderscheidende factor is in vergelijking met anderen. Dan hebt u
in het voortraject wellicht kansen laten liggen.


In een enkel geval – het zal niet zo vaak gebeuren – zegt u zelf ‘nee’ tegen een opdracht. De
opdracht past niet bij u of uw bureau, of u hebt niet de expertise – en kunt die ook niet tijdig
verkrijgen – om de opdracht tot een goed einde te brengen. Ook kan het voorkomen dat de klant
niet concreet genoeg is in de omschrijving van de klus of het project. Zaken die soms pas later in
het traject duidelijk worden. Een andere reden kan zijn dat u als professional niet gelooft in de
aanpak die uw opdrachtgever voorstaat, of u meent dat het ontbreekt aan de in uw ogen noodzakelijke
randvoorwaarden zoals draagvlak en ondersteunende activiteiten. En tot slot kan uiteindelijk
de prijs zover naar beneden gaan dat de opdracht voor u niet winstgevend is.

Als de opdracht u of uw bureau is gegund, dan stuurt u vanzelfsprekend een brief naar uw
opdrachtgever om hem daarvoor te bedanken, met als bijlage een door u ondertekende bevestiging
in tweevoud. Formeel gezien kunt u met de uitvoering wachten tot u de tweezijdig ondertekende
versie ontvangt, maar het is ook niet ongebruikelijk gewoon met de voorbereidingen te starten.

Natuurlijk loopt u de kans dat u een opdracht niet krijgt, hoe goed het traject tot dan toe ook is
verlopen. Dat kan tal van redenen hebben. Een concurrent heeft de voorkeur gekregen, of de
opdrachtgever ziet uiteindelijk af van uitbesteding, bijvoorbeeld als gevolg van een onverwachte
bezuinigingsoperatie.

Net als bij een sollicitatie kan dit leiden tot een gevoel van persoonlijke afwijzing. Op zich heel
begrijpelijk. Zeker als het vaker gebeurt, maakt dit het acquireren vanuit een positieve houding er
niet eenvoudiger op. Des te belangrijker is het om op een goede manier met dit onprettige gevoel
om te gaan, wat onder andere kan door opnieuw contact met uw gesprekspartner op te nemen.

Telefonisch contact geniet hier de voorkeur. U houdt de relatie daarmee open, en kunt de redenen
horen waarom er niet voor u of uw bureau is gekozen. Als bellen niet lukt, kunt u een email of een
brief schrijven. Vanzelfsprekend laat u weten dat u het jammer vindt dat de opdracht niet aan u is
verleend. Maar het is ook goed om uw gesprekspartner tegelijk te bedanken voor de gelegenheid
die u hebt gekregen om een offerte uit te brengen. En te laten weten dat u graag bij een volgende
gelegenheid opnieuw in beeld komt.

Ter illustratie nog een ervaring uit de praktijk, dit keer van Hajé Nordbeck, organisatie-adviseur en
partner van een klein bureau dat in netwerkverband opdrachten uitvoert.

“De eerste keer had ik het gevoel van: ‘Ik ga hier niet weg voor ik de opdracht krijg’. Supergedreven
was ik, met veel geloof in mezelf. Ik ben veel genuanceerder geworden. Als het om veranderingstrajecten
gaat, wil ik de opdracht niet ‘coûte que coûte’, maar alleen als de opdrachtgever er echt
achter staat en weet wat het betekent. Ik maak bijna nooit meer offertes, ik stop daar geen tijd in,
alleen als het eigenlijk de opdrachtbevestiging is. Ik heb ervaren dat de gesprekken in de eerste fase
voorafgaand aan de eigenlijke opdracht cruciaal zijn en het moeilijkst. Als je het in deze voorfase
met je opdrachtgever eens wordt over randvoorwaarden, aanpak enzovoorts, kan er daarna eigenlijk
niets meer mis gaan.

Het geheim van mijn succes? Dat is mijn werk goed doen. Vrijwel al het werk komt uit vervolgopdrachten,
van opdrachtgevers die me aan het werk hebben gezien. Ik kan me heel goed in de
vraag van de klant verplaatsen, actief luisteren naar wat het probleem is, doorvragen, mezelf niet
op de voorgrond zetten.

Ik zie het als mijn uitdaging om wat assertiever te zijn, verbaal overtuigender. Als ik zelf een
mening heb, wil ik de klant daarvan ook overtuigen en dat lukt niet altijd. De andere uitdaging
ligt in proactiever omgaan met relatiebeheer: ik ben niet zo goed in ‘zomaar’ een klant bellen en een
praatje maken, zonder dat daar een directe reden voor is.”

Nu we alle fasen van het acquisitieproces hebben doorlopen, gaan we in op de persoon van de
acquisiteur zelf.