Afstemmingfase

Als het gesprek tot dan toe goed is verlopen, is afsluiten een bijna vanzelfsprekende stap. U kunt
de belangrijkste gespreksresultaten samenvatten, de besproken vervolgacties benoemen en de
benodigde afspraken onderling afstemmen.

Als de situatie niet zo duidelijk ligt, is het oppassen geblazen. Al te gretig zijn, kan verkeerd uitpakken.
U kunt uw gesprekspartner in dat geval soms beter enige tijd geven om na te denken.
Hier komen ook de koopsignalen weer om de hoek kijken, in de vorm van vragen of opmerkingen
van uw gesprekspartner waarmee deze laat merken prijs te stellen op voortzetting van het contact.
Het beste wat u dan kunt doen, is doorvragen om deze signalen helder te krijgen. Een denkbare
voortzetting kan bijvoorbeeld een tweede gesprek zijn, een presentatie of het opstellen van een
projectplan.

In de situatie dat koopsignalen uitblijven, kunt u er natuurlijk naar vragen. ‘Wat kan ik hierbij voor
u betekenen?’ Of: ‘Hoe ziet u de rol van ons bureau bij dit project?’ Zodra u een of meer signalen
opvangt of expliciet heeft gemaakt, is het tijd voor het maken van vervolgafspraken. Als het goed
is, is het dan uw gesprekspartner die afsluit.

In de praktijk zien we dat dit natuurlijk niet altijd even soepel verloopt: er worden soms signalen
over het hoofd gezien, er wordt onnodig verder gepraat, er wordt geaarzeld met het afsluiten.
Daardoor loopt u het risico op dit essentiële moment de boot te missen!


Laten we aan het eind van dit hoofdstuk over ‘Het eerste gesprek’ eens luisteren naar de ervaringen
van Ernst Groenteman, partner bij een groot internationaal accountants- en organisatieadviesbureau.


“Zeven tot acht jaar geleden ben ik met acquisitie begonnen. Ik ging er heel schoorvoetend mee aan
de gang en heb gaandeweg de schroom van me afgeschud. Een voorbeeld van wat ik door ervaring
heb geleerd: als duidelijk werd wat bij een klant speelde, stelde ik op een gegeven moment de vraag:
‘wat kunnen wij voor je doen’? Die directe benadering zou ik aan het begin nooit hebben gekozen.
Daaromheen heb ik een gestructureerde strategie gebouwd waardoor acquisitie nu een gepland
onderdeel is van mijn dagelijkse werk. Ik bepaal bijvoorbeeld per organisatie en klant de kansen
om een klus binnen te halen, ‘leg zonodig iets in de week’ en denk na over het krachtenveld en het
gehele politieke spel. Ik beschouw het als een sport om die goede voorbereiding steeds verder te
ontwikkelen.

Het geheim van succes? Ik kan goed luisteren en me verplaatsen in de potentiële cliënt. Ik doe dat
in de woorden van de ander, vanuit de insteek ‘what’s in it for him or her’? Ik voel aan waar het
‘m bij de cliënt nu echt in zit en ga hem of haar daarmee helpen. Ik kom mijn afspraken na: als ik
zeg dat ik er volgende week op terug kom, dan doe ik dat ook. En ik vertaal de vraag van de ander
terug in producten en diensten waar hij of zij daadwerkelijk wat aan heeft. Zo probeer ik de
problemen van mijn gesprekspartner op te lossen en uitdrukkelijk niet mezelf te verkopen.”