De interactieve benadering: Proeven van de praktijk

Het concept van de interactieve benadering is helder, maar nu de praktijk. Er zijn bibliotheken
volgeschreven over vergadertechnieken. Dit geeft al aan hoe moeilijk het is om het ergens over
eens te worden met een groep mensen. We kennen allemaal de ergernissen. De dominante persoon
die telkens het woord neemt en de vlotte sprekers die snel hun gelijk halen. En aan de andere
kant die bescheiden collega die z’n ideeën amper over het voetlicht krijgt. Of de minder spreekvaardige
personen die hun uitstekende plannen niet helder genoeg kunnen verwoorden om
voldoende medestanders te winnen.

Alle deelnemers actief laten meedoen en zorgen dat er naar iedereen wordt geluisterd, is één van
uw belangrijkste verantwoordelijkheden als facilitator. Dat zit ’m in een aantal praktische zaken,
zoals een omgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen, het helder benoemen van het
onderwerp, een goede voorbereiding – ook bij de deelnemers – en duidelijke afspraken. Maak de
steun vanuit de organisatie zichtbaar en maak uw eigen rol duidelijk. U bent dienstbaar aan de
groep, voorkom dominantie.

Maar het zit ’m zeker ook in het scheppen van een goede sfeer. Breek het ijs, toon uw persoonlijke
betrokkenheid, maak oogcontact met deelnemers en gebruik humor. Zorg ook dat u als facilitator
neutraal blijft met betrekking tot de inhoud. Voorkom dus persoonlijke interpretaties. Als u twijfelt,
vraag dan: ‘Wat moet ik opschrijven?’ Luister actief en stel vragen. Geef heldere samenvat tingen
en stem op elkaars ideeën af. Geef en ontvang feedback. Ga verder in op aannames en
veronderstellingen. Bewaak afdwalen en ‘parkeer’ actiepunten. Het verschil signaleren tussen
discussie en woordenwisseling is nog zo’n punt. Een stevige discussie is noodzakelijk om tot
goede besluiten te komen, maar een woordenwisseling werkt vertragend en kan de sfeer ver pesten.


Als facilitator vindt u tal van tips en trucs in boeken zoals ‘Workshops’, het ‘Werkboek werkconferenties’
en ‘Faciliteren van kenniskringen’. In deze literatuur treft u ook vele voorbeelden,
concepten en recepten aan van praktische werkvormen en technieken.

MODERATIEMETHODE

Een bekend voorbeeld is de alom gehanteerde moderatiemethode, inmiddels al zo’n 25 jaar
in zwang. Deze grijpt terug op een vertrouwd principe: mensen onthouden beter wat ze zien dan
wat ze horen en concentreren zich beter wanneer een probleemstelling overzichtelijk is gestructureerd.


Tien tegen een dat u als professional al eens tijdens een bijeenkomst met deze methode hebt
kennisgemaakt. Aan de hand van een probleemstelling schrijven de deelnemers hun discussie bijdrage
op kaartjes. Deze komen voor ieder duidelijk zichtbaar op het bord te hangen. Gelijk soortige,
bij elkaar horende uitspraken worden gegroepeerd en van een kop voorzien. Daar waar
gaten vallen, roept de facilitator op om invulling te geven aan ontbrekende visies en standpunten.
Bij de moderatiemethode geven de deelnemers regelmatig met stickers aan waar de zwaartepunten liggen. Onduidelijkheden worden met kaartjes gevisualiseerd en pijlen maken bezwaren en andere
meningen zichtbaar. Van alle fasen wordt een foto gemaakt.

Waarom is dit nu zo’n beproefde methode voor overleg? Allereerst omdat de moderatiemethode
structuur brengt in de discussie. Uitgangspunten, vragen en meningen worden stap voor stap
gevisualiseerd. Geen oeverloze discussies maar een duidelijke route naar een uitkomst. Het
communicatieproces in de groep verloopt grotendeels individueel en schriftelijk, deels onderbroken
door kortdurend overleg in subgroepen.

Daarnaast betrekt deze manier van werken alle deelnemers bij het overleg, laat ieders bijdrage
aan bod komen en maakt iedereen verantwoordelijk voor het resultaat. De moderatiemethode
past dus precies in de interactieve benadering.

We hebben een eerste blik geworpen op het proces van het faciliteren en de rol van de facilitator.
En we hebben u alvast een beetje laten proeven van de praktijk. We zullen nu dat proces wat
systematischer ontrafelen.