Vergaderen

 Inleiding

Vergaderen of overleggen is eigenlijk een verzamelwoord om met meerdere personen het zelfde
doel te bereiken door met elkaar daarover te communiceren. Die communicatie verloopt
echter lang niet altijd zinvol en efficiënt. Bijna drie op de tien werknemers oordelen dat zij te veel
om tafel zitten en meer dan vier op de tien zien geen
nut in zeker de helft van al die vergaderingen.
Gekscherend wordt er wel eens gesproken over de ‘Wet van Klets’ die luidt dat tijdens een overleg
alle aanwezigen iets over het onderwerp willen zeggen en dat de beschikbare tijd altijd wordt
volgepraat.

 

Hoe doe ik dat?

Vaak wordt de structuur van zo’n vergadering slechts bepaald door een agenda en worden het
proces en de loop van de discussie op geen enkele manier gereguleerd. Toch kun je voor bijna
elke bijeenkomst op voorhand zorgvuldig nadenken over de thema’s en de manier en volgorde
van bespreken. Gaat het om een uitwisseling van informatie of om besluitvorming? Om het maken
van strategische plannen, het oplossen van een probleem, een creatieve ontwikkeling of gaat het
om initiatieven binnen een team? Elk van die bijeenkomsten vraagt om een andere structuur.