Prince2

Prince2 is een bundel ‘best practices’ die algemeen kan worden toegepast op alle typen projecten. Met Prince2 is een gemeenschappelijke aanpak en taal ontstaan, waardoor alle betrokkenen goed met elkaar kunnen communiceren. Wel moet er een vertaalslag gemaakt worden om de methode optimaal af te stemmen op het bewuste project. Daardoor wordt de methode in de praktijk soms ervaren als bureaucratisch en mechanistisch, vooral bij kleine projecten en vanwege de grondige voorbereiding tijdens de start-up en initiatiefase.

EEN PROJECTPLAN OPSTELLEN VOLGENS PRINCE2
Het heeft weinig zin om voor het hele project een zeer gedetailleerd plan op te stellen. Wat er op papier uitziet als een eenvoudig lineair proces dat zich in een simpele stap-voor-stapbenadering laat vangen, blijkt zich in de praktijk veel grilliger te voltrekken. Een zeer gedetailleerd plan zou
voortdurend moeten worden aangepast aan de constant veranderende omstandigheden. Laat het projectplan dus niet statisch zijn, maar procesmatig en dynamisch. U kunt beter een globaal plan opstellen voor het hele project en vervolgens per fase een gedetailleerd plan te maken. Bij elke nieuwe fase werkt u het projectplan dan weer bij. Prince2 hanteert voor het maken van een projectplan de volgende zeven stappen: designing a plan, defining and analysing products, identifying activities and dependencies, estimating, scheduling, analyzing risks en ten slotte completing a plan.

In gewoon Nederlands: allereerst ontwikkelt u een plan waarbij de randvoorwaarden worden vastgesteld, dus welk format of welke hulpmiddelen. Vervolgens beschrijft u de producten die moeten worden opgeleverd. Daarna kijkt u welke activiteiten nodig zijn om deze producten op te leveren en in welke volgorde. Na deze drie stappen koppelt u de activiteiten aan mensen en middelen. U maakt dus een tijdschema en een begroting.

De laatste twee stappen hebben betrekking op de voortgang van het project, dus de factoren die roet in het eten kunnen gooien en de manier waarop de voortgang gemonitord en bewaakt gaat worden: u kijkt welke risico’s er aan het plan kleven en maakt afspraken over de voortgangsrapportage.
Als het plan is goedgekeurd, krijgt het een ‘baseline’-status. Dat wil zeggen dat het gaat fungeren als een benchmark waartegen u de voortgang kunt afmeten.